Conservación de documentación

06/10/2020

¿Estoy obligado a conservar la documentación de mi empresa?

            Se trata de una pregunta que siempre nos surge cuando desarrollamos una actividad económica.

            Libros, facturas, contratos, etc., tanto si se trata de documentos recibidos como de los entregados, los debemos conservar principalmente por dos posibles motivos: porque la normativa reguladora así lo obligue con carácter imperativo o porque puedan ser exigidos en el futuro, normalmente por la propia Administración pública en sus funciones de comprobación e inspección.

            En este sentido el primer plazo a tener en cuenta lo marca el artículo 30 del Código de Comercio: "Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales".

            Teniendo en cuenta que este artículo corresponde al Título III sobre la Contabilidad de los empresarios, podríamos rebatir si ese plazo se refiere sólo a la documentación contable (libros diario, inventario y cuentas anuales, actas), pero es evidente que la contabilidad por sí sola no justifica debidamente la realidad de las operaciones realizadas.

            Por tanto, desde el último día de cada ejercicio, toda la documentación correspondiente al mismo debe guardarse durante los siguientes seis años, ya sea de tipo contable, fiscal, laboral o mercantil, salvo que otra norma exija un plazo mayor.

Plazos de prescripción

La documentación que tendremos que conservar durante más tiempo serán:

• Justificantes de préstamos: hasta que sean devueltos.
• Factura de inmovilizado: hasta que sea amortizado y/o vendido.
• Bienes de inversión: hasta que se haya cumplido el plazo de regularización del IVA (5 años de forma general, 10 años para terrenos y edificaciones).
• Correspondiente a ejercicios en los que se haya generado una base imponible negativa: hasta cuatro años después de su compensación.

            Además, si el plazo de prescripción de cualquier tipo de obligación es inferior al establecido con carácter general para la obligación de conservación es recomendable seguir manteniendo la documentación al menos hasta llegar a los seis años antes mencionados.

            Por último, no debemos olvidar la Ley 10/2010, de 28 de abril, la cual establece en su artículo 25 que los sujetos obligados a la misma deben conservar durante un período mínimo de diez años la documentación en que se formalice el cumplimiento de sus obligaciones en materia de prevención de blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, concretamente copia de los documentos exigibles en aplicación de las medidas de diligencia debida y original o copia con fuerza probatoria de los documentos o registros que acrediten adecuadamente las operaciones, los intervinientes en las mismas y las relaciones de negocio.

            Si necesita más información, en la Gestoría Pedro Fullana podemos asesorarle, no dude en consultarnos.

            Palma, 21 de septiembre de 2020